Günlük hayatımızda projelerle karşılaşıyoruz. Bir dakikalığına projeleri düşünün. İşte bir çıktıyı (bir rapor, bir web sitesi, bir araç veya ürün veya hatta bir bina gibi) inşa ediyor veya ona katkıda bulunuyor olabilirsiniz, evde yemek yapıyor, tatil planlıyor olabilirsiniz hatta evinizin değişimi üzerinde çalışıyor olabilirsiniz. Bunlar, tanımlanmış bir başlangıç ve bitiş tarihi, hedefi, kapsamı ve kaynakları olan gerçek projelerdir ve hepsi bir yönetim gerektirir.
Projelerin girdileri, kaynakları zaman takibine göre ayarlanıp raporlanması, izlenmesi genelde karmaşık bir hal almaktadır. Tüm bu karmaşık işleri kolay bir uygulama üzerinde planlayıp sonrasını programa bırakmayı kim istemez ki. O halde proje yönetiminde en çok kullanılan Microsoft Project tanıtım ve kullanımı hakkındaki yazıma hoş geldiniz.
GİRİŞ:
Proje:
Başlangıç ve bitiş tarihleri olan zaman, maliyet ve kaynak kullanımı amaçlarını içeren düzenli, koordine ve kontrol edilmiş aktiviteler kümesidir. Bir proje, kabul kriterlerine göre, üzerinde anlaşmaya varılan bir zaman çizelgesi ve bütçe dâhilinde hedeflere ulaşırsa genellikle başarılı sayılır. Zaman, maliyet ve kalite her projenin yapı taşlarıdır.
Proje yönetimi:
Proje yönetimi, projelerin hedeflerine ulaşması için proje faaliyetlerinin planlanması, programlanması (çizelgelenmesi) ve kontrol edilmesi olarak tanımlanabilir. Diğer bir tanıma göre ise ‘proje yönetimi, önceden karar verilmiş amaç, maliyet, zaman ve kalite kriterleri doğrultusunda, modern yönetim tekniklerini kullanarak proje ömrü boyunca insan ve malzeme kaynaklarını koordine etme ve yönetme sanatıdır.
Günümüzde yapılan ve yapılacak olan projelerin daha kapsamlı ve karmaşık bir yapıya sahip olmalarından dolayı proje yönetiminin önemi her geçen gün artmakta ve proje yönetiminin firmalar tarafından yaygın olarak kullanılmasını zorunlu hale getirmektedir.
İyi bir proje yönetim sistemi ile aşağıdaki gibi soruları cevaplanabilir:
Ürünün çıktılarını üretmek için hangi görevler ve hangi sırayla gerçekleştirilmelidir?
Her bir görev ne zaman gerçekleştirilmeli ve son tarih nedir?
Bu görevleri kim tamamlayacak?
Kaça mal olacak?
Ne yapılacak ve nasıl yapılacak?
Ya bazı görevler planlandığı gibi tamamlanmadıysa?
İlgi duyanlara proje ayrıntılarını iletmenin en iyi yolu nedir?
Projede payınız var mı?
MİCROSOFT PROJECT NEDİR?
Microsoft Project , Microsoft tarafından satılan ve projeleri yönetmek için proje yönetimi araçları sağlayan bir yazılım uygulamasıdır. Birçok farklı sürümü bulunan program, kullanıcıların şunları yapmasına olanak tanır:
- Proje programlarını ve finansmanını anlayın ve kontrol edin.
- Proje bilgilerini iletin ve sunun.
- Projelerin zamanında tamamlandığından emin olmak için işleri ve insanları organize edin.
Microsoft Project’e Genel Bakış
Microsoft, yazılımı orijinal olarak başka bir şirketten satın almış ve 1985 yılında kendi sürümünü yayınlamıştır. Yazılımın en son sürümü Microsoft Project 2016’dır.
Microsoft Project, proje yöneticisinin bir projenin görevlerini (” iş kırılım yapısı ” veya WBS olarak da bilinir) girmesine ve çalışanları (” kaynaklar ” olarak bilinir ) bu görevlere ve ayrıca maliyet bilgilerine atamasına izin verir.
Microsoft Project ayrıca, kullanıcının bir projenin durumunu ve ilerlemesini bildiren raporlar oluşturmasına olanak tanıyan işlevsellik sağlar.
MS PROJECT programı kullanabilmek için bilinmesi gereken anahtar unsurlar :
Faaliyetler: Bir proje planlanmaya başladığında öncelikle faaliyetler (proje girdileri) tanımlanır.
Kaynaklar: Projemizde zaman bazlı çizelgeleme işlemi bittikten sonra projede çalışanlar, kullanılacak olan ekipmanlar ve kullanılacak malzemeler tanımlanmalı ve faaliyetlere atanmalıdır. Ve kaynaklar tanımlanmalıdır.
Tahsis: Tahsis, bir kaynağın bir projede görevlendirildiği veya rezerve edildiği dönemdir. Proje planlamasının faaliyet ve kaynakların tanımlanmasından sonraki aşaması kaynakların faaliyetlere atanması aşamasıdır.
Gantt Çizelgesi: Bu çizelge, yaygın olarak proje yönetiminde kullanılarak bir zaman ölçeğine göre görevlerin planlanması için kullanılan bir görsel iş planlama aracıdır. Bir Gantt şeması bir bakışta, bireysel faaliyetlerin ne olduğunu, her birinin ne zaman başlayıp bitmesi gerektiğini, faaliyetler arasında herhangi bir çakışma olup olmadığını ve projenin belirli bir süre içinde nasıl tamamlanabileceğini gösterir.
İş Kırılım Ağacı: Projeyi oluşturan bütün faaliyetleri içeren ve bunlar arasındaki ilişkileri üst ve alt iş paketlerine ayrılmış bir yapıyla gösteren listedir. İzleme ve inceleme dolayısıyla yönetme kolaylığı sağlar.
MS Project kurulumu:
MS Project’i buradan indirebilirsiniz.
1.
klasördeki setup seçeneğine çift tıklayın. Daha sonra çıkacak adımları şu şekilde takip edin.
2.
3.
4.
Yükleme adımları bu kadar diğer yazımda ise Microsoft Project ile nasıl proje yapıldığını anlatacağım.
KAYNAKÇA
- The AMA Handbook of Project Management / yazar Paul C. Dinsmore , and Jeanette Cabanis-Brewin /2014-06-12
- Project Management Best Practices : Achieving Global Excellence / yazar Harold Kerzner /yayın evi John Wiley & Sons, Incorporated /2014-03-03
