Merhaba sevgili okur; şimdi sizlere staj yaptığım süre zarfı boyunca, gözlemlediğim kadarıyla, oldukça önemli olan kullanıma sıkça rastladığım bazı Excel formül ve özelliklerinden örneklerle bahsetmeye çalışacağım. Gerek iş gerek okul hayatımızda bizleri zaman açısından hızlandıran, bazı işlemleri daha kolay yapmamızı sağlayarak hata payımızı da en aza indirgeyen bu formüllere gelin birlikte bakalım.
1-DÜŞEYARA (VLOOKUP)
Gerçekten hayat kurtaran formüllerden bir olan Vlookup; referans aldığımız, aradığımız bir veriyi aynı sayfada ya da farklı sayfalarda aratarak o veriyle alakalı diğer bilgilere ulaşmamızı sağlamaktadır. Örneğimize baktığımızda ürün koduna göre verilen siparişlerin miktarlarını ilgili tablodan +DÜŞEYARA formülüyle ekrana geldiğini görmekteyiz. Bunun için ise ilk olarak aradığımız değeri daha sonra bu değeri hangi tabloda aramamız gerektiğini, istediğimiz değerin kaçıncı sütunda olduğunu belirtiyoruz ve formülümüzü bu şekilde kullanmış oluyoruz. (NOT: Referans aldığımız tabloyu sabitlemeyi, bire bir eşleşme için ise 0 yazmayı ya da False seçmeyi unutmayalım.)
2. HIZLI DOLDURMA (FLASH FILL)
Benim en sevdiğim Excel özelliklerinden biri olan flash fiil hızlı veri girişini sağlamaktadır. Bunu da veri girişindeki kalıbı anlayarak verinin diğer satırlara da kopyalanmasıyla gerçekleştirmektedir. Aşağıdaki örnekte de verilen personellerin adını tabloya tek tek yazmak yerine hızlı doldurma özelliğini kullanarak veri girişlerinin nasıl kısa süre içerisinde yapıldığını görmekteyiz.
3- METNİ SÜTUNLARA DÖNÜŞTÜRME (TEXT TO COLUMN)
Text To Column ile tek sütunda yazan verileri ayrı ayrı sütunlara ayrıştırabiliriz. Kullanımı oldukça kolay olan bu özellikle ilgili verileri ayrıştırırken karşımıza iki durum çıkmaktadır. Bunlardan ilki sınırlandırılmış seçeneği yani her alan virgül ya da sekme gibi karakterlerle ayrılmış diğeri de sabit genişlikli seçeneği burada ise alanlar boşluklarla sütunlara ayrılmış ifadesi karşımıza çıkmaktadır. Kendi verimize uygun olanı seçip buna göre örneğimizi incelediğimizde ana verilerin olduğu sütunda personelin adı soyadı, departmanı ve telefon numarası bilgilerinin aralarda noktalı virgül kullanımını görmekteyiz. Bunun için sınırlandırılmış seçeneğini seçerek özelliği kullanmaktayız.
4- TAM İŞ GÜNÜ
Başlangıç tarihi ve bitiş tarihi arasındaki tüm çalışma günlerinin sayısını vermektedir. Çalışma günleri hafta sonlarını ve tatil olarak tanımlanmış günleri içerisinde barındırmamaktadır. Genellikle belirli dönemlerde, çalışılan gün sayısına bağlı olarak çalışanların kazançlarını hesaplamak, projeler için tam çalışma gününü hesaplamak gibi örneklerde kullanılır. Aşağıdaki örneğimizde ise devam eden projelerin başlangıç, bitiş ve tatil tarihlerini dikkate alınarak hesaplanan tam iş gününü görmekteyiz.
5- BUL VE DEĞİŞTİR
Veri aramada ve değiştirmede çok kullanılan özelliklerden biridir. İlk olarak değiştirmek istediğimiz ya da aramak istediğimiz veri için çalışma kitabında BUL özelliğini kullanıyoruz. (Crtl+F kısa yolunu kullanabiliriz.) Örneğin Ali SAYGI isimli çalışanımızın soyadının yanlış yazıldığı söylendi ve isminin Ali SAYGIN olması gerektiği belirtildi.
Daha sonra Bul ve Değiştir tablomuzda Değiştir sekmesine geçip ilgili veri için Yeni değer kısmına Ali SAYGIN yazıp değiştir butonuna tıklıyoruz. Ve değiştirilen değer tablomuzda Ali SAYGIN olarak görseldeki gibi olacaktır.
6- PİVOT TABLO
Yine Excel’ in en önemli özelliklerinden biri olan Pivot Table, Excel tablolarına belli bilgiler bazında analiz yapmak için gruplamalar, alt toplamlar ekleyerek anlamlı özetleme işlemlerini yapmaktır. Özetlemenin yanı sıra verilerin sorgulama özelliklerini de sağlamaktadır. Pivot tablo bir veri tablosu üzerindeki veriler temelinde oluşturulur. Oluşturulduğu verilere “Kaynak veri” denir. Bu kaynak veri üzerinden istenilen veri girdisinde sütunlar ve gruplama işlemleri seçilerek verileri özetleyen bir Pivot tablosu hazırlanır. Hazırlanan bu tablo sayesinde pek çok karmaşık veri barındıran tablolar oldukça basit ve anlaşılır özet tablolar haline getirilebilmektedir.
- Pivot table ile geniş veri tabloları kolay bir şekilde özetleyebilir (gruplama), yorumlayabilir, filtreleyebilir, koşullu biçimleme yapılabilir(formatting), sıralayabilir(sort) ve işlemler gerçekleştirebiliriz.
- Sayısal verilerin toplamlarını, alt toplamlarını alabilir, verileri kategoriler ve alt kategoriler düzeyinde işlemler yapabiliriz.
- İşlemleri genişleterek (expand) ya da daraltarak (collapse) detaylandırma kapsamını düzenleyebiliriz.
- Farklı özetler oluşturarak karşılaştırmalar (satırlar/sütunları gibi) yapabiliriz.
- Raporlama süreçlerine dahil edebilir ve grafiğe dönüştürebiliriz.
- Farklı hesaplama fonksiyonları (sayısal, metin ve tarih) kullanabiliriz.
7- METİN DURUMUNU DEĞİŞTİRME (BÜYÜKHARF, KÜÇÜKHARF, YAZIM.DÜZENİ)
BÜYÜKHARF(metin) : Bütün karakterleri belirlenmiş metin dizesi içerisindekileri büyük harfe çevirir.
KÜÇÜKHARF(metin) : Metin dizesi içerisinde bulunan bütün büyük harfleri küçük harflerle değiştirir.
YAZIM.DÜZENİ(metin) : Her kelimenin ilk harfini büyük harfe çevirir ve diğer bütün harfleri de küçük harfe dönüştürür.
8- İSTATİKSEL FONKSİYONLAR
En Büyük, En Küçük, Ortalama Değerleri Bulma;
MİN(sayı1, [sayı2], [sayı3], …) : Değişkenler listesinden en küçük değeri verir.
MAX(sayı1, [sayı2], [sayı3], …) : Değişkenler listesinden en büyük değeri verir.
ORTALAMA(sayı1, [sayı2], [sayı3], …) : Değişkenlerin ortalamasını verir.
EXCELDE BAZI KISA YOL TUŞLARI
Ctrl+F: Bir elektronik tabloda arama yapar veya Bul ve Değiştir’ i kullanmak için gerekli kısa yollardan biridir.
Ctrl+Z: Geri alma
Ctrl+X: Kesme
Ctrl+Sol ok: Seçili satırın ilk hücresine git.
Ctrl+Sağ ok: Seçili satırın son hücresine git.
Ctrl+Shift+ Yön okları: İlgili tabloda en sağa ya da en aşağıdaki veriye kadar seçer.
Ctrl+ M: Toplam
CTRL ve A: Tüm öğeleri seç komutu
CTRL ve P: Yazdır komutu
KAYNAKÇA
